Les conseils pour organiser votre événement en extérieur

L’arrivée des beaux jours permet désormais à l’imagination de planifier des événements en plein air. Fête d’entreprise, rassemblement de groupe, soirée en plein air… Toutes ces manifestations organisées en plein air apportent une touche chaleureuse et offrent une expérience immersive à vos employés. En optant pour un environnement extérieur, vous avez la chance de planifier un événement unique et innovant. Cependant, même si cela peut susciter de l’enthousiasme, vous pouvez également être intimidaté par tous les obstacles qui pourraient compliquer cette organisation.

Chez Dionysos Events, nous sommes conscients de l’importance de chaque détail pour assurer le succès d’un événement en plein air et nous sommes conscients des défis potentiels! C’est la raison pour laquelle, dans cet article, nous vous présentons nos meilleurs conseils pour prévoir et concevoir un événement original et stimulant pour vos participants.

Les défis d’un événement en extérieur

Pour prévoir votre préparation de manière optimale et avoir une vision globale de ce qui vous attend lors de la réalisation de votre événement, voici la liste des défis externes :

• Le lieu :

C’est l’une des premières difficultés auxquelles vous allez faire face. Que ce soit pour trouver un endroit qui correspond à vos attentes, pour vérifier sa disponibilité, pour organiser l’espace, pour repérer les endroits dangereux… En sélectionnant le lieu en fonction de critères précis, cela vous permettra d’éviter de nombreux problèmes et de gagner certainement du temps!

• Les intempéries :

Quand on organise un événement en plein air, la météo devient notre principal adversaire! Que ce soit un soleil excessif ou inadéquat, une rafale de vent ou un orage, vous ne pouvez pas être à l’abri des conditions météorologiques.

• La date :

Il n’est pas surprenant que vous ne soyez pas les seuls à planifier un événement en plein air. La période des beaux jours est extrêmement appréciée dans le domaine de l’événementiel et il est essentiel de choisir une date à l’avance.

• Le choix de la nourriture :

La présence en plein air permet de développer sa créativité lors du repas ou de l’apéritif. Cependant, les contraintes associées à cette situation peuvent rapidement causer des désagréments et il est donc essentiel de choisir un repas facile à accéder.

• Le mobilier & la décoration :

La pluie, le vent, l’herbe… Cela ne convient pas à tous les types d’ameublement. Ainsi, considérer cette question vous permettra de prévoir au mieux votre événement en plein air.

• La gestion des déchets :

Les espaces extérieurs ne sont pas tous équipés de systèmes de gestion des déchets. En attendant un groupe de personnes, il est important de ne pas négliger ce détail qui pourrait rapidement gâcher votre événement.

• Les insectes :

Le temps magnifique ne se présente jamais seul, en effet, les insectes sont fréquemment présents et plus souvent en plein air. Peu importe que ce soit des mouches, des moustiques ou des guêpes… Il est important d’y réfléchir en amont pour éviter de les laisser gâcher votre événement.

• Les équipements techniques :

Il est deux fois plus crucial de choisir des équipements techniques en extérieur qu’en intérieur. Vous commencez par une page blanche : aucune lumière, aucune électricité, aucune enceinte… Il est de votre responsabilité de prévoir les équipements requis et adaptés pour que votre moment soit le plus fructueux.

• La nuit :

Lorsque votre événement se déroule en soirée, il est également important de prendre en compte les problèmes liés à la nuit : froid, obscurité, risques supplémentaires, impact sur les voisins…

Les indispensables pour votre évènement en extérieur 

Avant de vous donner nos conseils les plus pertinents pour vos événements en plein air, il est primordial que vous connaissiez les bases pour mieux appréhender cet environnement.

En ce qui concerne le lieu, il est essentiel de sélectionner un endroit isolé afin de réduire les perturbations sonores et de garantir à vos invités un environnement paisible. Il est également possible de sélectionner un endroit avec une zone intérieure pour éviter les conditions météorologiques lors de votre événement. Par la suite, définissez de manière très précise l’espace de votre événement en précisant les entrées, les sorties, les sorties de secours…Pour optimiser la gestion de la foule et garantir la sécurité des participants. Dans la même optique, envisagez d’inclure de la signalétique sur votre lieu afin de orienter vos invités et de les aider à se repérer. Il est essentiel de procéder à une visite technique du site en amont afin de détecter les risques potentiels de votre emplacement, tels que les plantes toxiques ou le terrain irrégulier. Cela vous offrira également la possibilité de repérer les bénéfices naturels du lieu, comme les points d’eau.

En cas de mauvais temps, il est primordial de toujours disposer d’un plan B (chapiteau, locaux). En plus de ce plan B, il est important de prendre en compte la mise en œuvre de parasols, de tentes et de chapiteaux afin d’éviter les problèmes liés aux fortes chaleurs ou aux précipitations. Il est essentiel de se renseigner à plusieurs reprises sur la météo en amont de votre événement afin de prendre en compte les différentes options qui s’offrent à vous. Il est possible d’ajuster vos activités en tirant parti de la météo lorsque cela est envisageable. Prenons l’exemple d’une activité sportive où il pleut et où vous parlez de dépassement de soi.

En ce qui concerne le repas, optez pour un repas accessible, comme un buffet ou un barbecue.

En ce qui concerne le mobilier, il est important de prendre en compte l’adaptation de vos meubles à l’extérieur : un mobilier léger qui résiste aux éléments extérieurs tels que le changement de temps.

En ce qui concerne le son et la lumière, il est recommandé de choisir des équipements appropriés et de bien identifier vos espaces afin de prévoir suffisamment de matériel pour votre événement (écouteurs relais, câblage extérieur, scène). Il est important de vérifier attentivement votre matériel avant de débuter votre événement.

Vous venez de découvrir les recommandations de nos spécialistes de l’événementiel afin de vous assister dans la réussite optimale de votre événement en plein air. Il est essentiel de mettre en œuvre ces conseils sans modération!

Opter pour une décoration en hauteur

Quand on organise un événement en plein air, le terrain est souvent plat et la décoration peut rapidement devenir monotone.En utilisant la verticalité et en incorporant des éléments tels que des fanions, des ballons ou des guirlandes, vous pourrez modifier l’ambiance de votre lieu en lui apportant de la vitalité. La présence d’une dimension verticale va transformer l’atmosphère de votre événement et y apporter une note vivante et raffinée.

Définir des zones

Il est possible d’organiser des zones afin d’améliorer l’expérience de vos collaborateurs en apportant une note d’originalité à votre événement. La mise en place de zones spécifiques, comme l’espace détente, l’espace restauration et l’espace animations, facilitera la circulation et créera des atmosphères variées au sein d’un même espace. N’oubliez pas de créer des zones d’ombre avec des tentures afin de soulager vos convives du soleil. En outre, il est possible de concevoir un espace dissimulé, à l’abri des regards de vos participants, ce qui vous permettra de gérer toutes les tâches logistiques telles que le stockage des cartons. Cette zone pourra aussi être utilisée comme un lieu de rendez-vous pour vos équipes afin de coordonner les diverses tâches et assurer le bon déroulement de l’événement.

Le kit canicule

Pendant les périodes de chaleur intense, consultez la météo de votre lieu et installez, si nécessaire, un kit anti-chaleur. Un kit anti-canicule constitue une petite attention envers vos convives. Celui-ci comprend divers éléments pour personnaliser votre événement, tels qu’un ventilateur, un éventail, de la crème solaire, des lunettes de soleil, des pistolets à eau… Ces accessoires vous donneront la possibilité de personnaliser vos événements sans altérer l’atmosphère de ceux-ci.

Raintoday : connaître la météo en temps réel

Grâce à cette application gratuite, vous pourrez obtenir en temps réel la météo du lieu de votre choix. Elle est équipée d’un radar de haute résolution et offre des alertes de pluie en temps réel. Si un événement se déroule en plein air, vous serez informé à l’avance et pourrez mettre en œuvre les outils requis en amont des conditions météorologiques.

Un repas rapide et efficace

Il n’y a rien de mieux qu’un repas rapide pour vous installer et accéder à votre événement en dehors.

Ainsi, évoquez le food truck! Il y en a dans tous les styles et avec une variété de plats. Il vous sera possible de sélectionner un selon le thème de votre événement, ce qui vous permettra de fournir rapidement des repas à vos invités tout en restant dans l’atmosphère de l’événement.

Si vous n’êtes pas satisfait du food truck, pourquoi ne pas choisir le bar à tartinade? Il est très populaire en ce moment, il fait référence à un ensemble de bocaux contenant un type de tartinade à l’intérieur. Afin de satisfaire vos préférences, il y en a au saumon, aux olives, à l’avocat… De quoi enchanter vos convives, le tout dans une atmosphère paisible et inventive.

Le calendrier de marronniers

Ce calendrier en ligne vous offre une liste de tous les événements importants par date. Cela peut être captivant pour sélectionner votre date, ainsi que votre thème. Effectivement, il y a de nombreuses célébrations qui pourraient personnaliser votre événement. En outre, cela vous permet d’éviter d’organiser votre événement le même jour qu’une date importante.

Anticipation des déchets

Pour réduire au maximum les déchets lors de votre événement, il est recommandé d’adopter une approche écologique. Il est possible d’inclure des articles sans déchets tels que des verrines sans déchets. Elles n’ont pas de papier ni de verre et sont entièrement à consommer. Cela peut apporter une valeur ajoutée à votre repas et favoriser une consommation respectueuse de l’environnement. En anticipant le nombre d’emballages de votre événement de manière optimale, vous pourrez éviter une surcharge de déchets.

Le pack insecticide

À l’instar du kit canicule, il est également possible de mettre en œuvre un pack insecticide afin de faire face à la question des insectes. Ce dernier peut inclure des sprays anti-moustiques, des bougies et des lampes spécialement conçues pour lutter contre les insectes, des bracelets anti-moustiques… Cela protégera vos convives des insectes et de leurs piqûres.

Le choix des sanitaires

Lorsque vous choisissez vos sanitaires, il est important de vous poser les questions appropriées : êtes-vous intéressé par des sanitaires qui correspondent au thème de votre événement, êtes-vous conscient(e) du trafic…

Pour toutes ces difficultés, envisager des toilettes qui se démarquent et qui vous simplifieront la vie! À titre d’exemple, inclure des toilettes fonctionnelles et innovantes, telles que les urinoirs pour femmes! Grâce à ce système d’urinoirs en forme d’hélice, les femmes pourront économiser du temps. Cette notion est largement répandue au Danemark et commence à se diffuser en France. Pour apporter une touche originale à votre événement.

Pour des toilettes plus respectueuses de l’environnement, choisissez des toilettes sèches. Une façon astucieuse d’intégrer une dimension respectueuse de l’environnement à votre événement.

Le mobilier plein air

Il est préférable de ne pas installer de nappe afin d’éviter les problèmes de vent et de nappe qui s’envole. Choisissez un magnifique mobilier sans nappe pour oublier les problèmes liés au vent et vous permettra de mettre en valeur vos meubles sans les dissimuler.

Si vous souhaitez néanmoins installer une nappe, optez pour des accroches en nappe. Un achat polyvalent qui vous sera utile pour de nombreux événements.

Le kit soirée

Quand votre événement se déroule de nuit, il est essentiel de prendre en compte certains éléments pour éviter le froid. Il est possible d’inclure dans votre kit de soirée des plaids, des braseros (feux de bois), un feu de camp… Cela donnera à vos invités la possibilité de poursuivre leur plaisir lors de votre événement dans une atmosphère plus paisible et paisible.

Et voilà! Vous êtes au courant de quelques astuces pour un événement en plein air réussi. Néanmoins, la planification d’un événement en plein air demeure une tâche importante. N’hésitez pas à faire appel à une agence événementielle afin d’assurer la réussite de votre événement en plein air!